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Glossário (clicar nos termos abaixo)

Acervo documental

Conjunto de documentos sob custódia de um arquivo, biblioteca ou outra entidade.

Acessibilidade

Disponibilidade dos documentos para consulta em consequência da sua comunicabilidade e da existência de instrumentos de descrição documental.

Arquivo

Conjunto orgânico de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou coletiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua atividade e conservados a título de prova ou informação; instituição ou serviço responsável pela aquisição, conservação, organização e comunicação dos documentos de arquivos.

Comunicabilidade

Possibilidade de consulta de documentos de arquivo em consequência das disposições legais e/ou regulamentos aplicáveis.

Consulta

Utilização dos documentos para efeitos de informação ou prova.

Descrição documental

Identificação, através de um resumo sucinto da informação contida num documento simples ou composto ou outra unidade arquivística, e/ou da indicação de elementos formais pré-determinados das unidades arquivísticas e/ou de instalação a fim de as referenciar em instrumentos de descrição documental.

Documento composto

Conjunto de documentos simples que corresponde a um mesmo procedimento, trâmite ou processamento administrativo ou judicial.

Documento de arquivo

Documento produzido a fim de provar e/ou informar um procedimento administrativo ou judicial. É a mais pequena unidade arquivística, indivisível do ponto de vista funcional. Pode ser constituído por um ou mais documentos simples.

Documento simples

Documento de arquivo autónomo quanto ao processamento da sua produção (autor, destinatário, data, código de comunicação, etc.) mas não necessariamente quanto à informação veiculada ou ao suporte. O documento simples é susceptível de descrição individualizada, mas pode não corresponder à totalidade de um procedimento, trâmite ou processamento.

Entidade produtora

Instituição ou indivíduo que criou, acumulou e/ou manteve e utilizou documentos no decurso de actividades públicas ou privadas.

Fundo

Conjunto de documentos, independentemente da sua forma ou suporte, organicamente produzido e/ou acumulado e utilizado por uma pessoa singular, família ou instituição no decurso das suas actividades e funções.

Incorporação

Aquisição gratuita e a título definitivo de documentos de arquivo por um arquivo, que sobre eles passa a ter jurisdição plena. Em princípio, a incorporação e as condições a que obedece são definidas por via legislativa.

Instrumento de descrição documental

Documento secundário que referencia e/ou descreve as unidades arquivísticas, tendo em vista o seu controlo e/ou acessibilidade. Os principais instrumentos de descrição são: guias, roteiros, inventários, catálogos, registos, listas e índices.

Inventário

Instrumento de descrição documental que descreve um fundo até ao nível da série, referindo e enumerando as respetivas unidades de instalação, apresentando o quadro de classificação que presidiu à sua organização e devendo ser complementado por índices.

Série documental

Unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simples ou compostos a que, originalmente, foi dada uma ordenação sequencial, de acordo com um sistema de recuperação da informação. Em princípio, os documentos de cada série deverão corresponder ao exercício de uma mesma função ou actividade, dentro de uma mesma área de actuação.

Tratamento arquivístico

Conjunto de procedimentos técnicos que tem por objectivo a conservação, organização, descrição e comunicação dos arquivos.

Unidade arquivística

Documento simples ou conjunto de documentos de um mesmo arquivo (documento composto, colecção, dossier, processo, série, secção, fundo e respectivas subdivisões). Estes conjuntos resultam da organização dada pela entidade produtora.

Unidade de instalação

Unidade básica de cotação, instalação e inventariação das unidades arquivísticas. São unidades de instalação: caixas, maços, livros, rolos e pastas.


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